一、方案概述

檔案資料是任何一個企事業單位的知識財富和智力資源。傳統的管理方式上，檔案都是采用紙張資料保存檔案，檔案數量非常巨大，歸整復雜，人工查詢速度慢，無法產生應有的效益，工作效率低下，并且由于大部分檔案信息在保存期間受制于檔案保存環境及人員流動和檔案利用者的重復調用影響，有可能造成原件的受損或破壞、檔案丟失等，無法完整、長期的保存，為檔案的復查以及重復利用帶來極大的困難。

隨著現代信息技術的發展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、有效的手段和工具——“RFID檔案管理系統”。該系統是專為各行業的企事業單位提供檔案管理的產品，是對現有手工管理的有效的補充，該系統能夠把信息檔案清晰而完整的保存在數據庫中，不僅省時省力，而且操作方便、安全性高。

二、 系統設計方案

2.1?解決思路:每份檔案袋都有唯一的RFID電子標簽,每個檔案在存進倉庫的時候都會寫入相關數據,記錄檔案的相關信息、存放位置等。在需要檔案時,在系統內進行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標簽的信息,在系統中做標注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。

2.2?RFID?技術的應用及其優勢

RFID 標簽技術是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象 并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可遠距離、自動批量進行實物的信息采集,是保證實物信息準確性、完整性的基礎。技術成熟的低頻至超高頻段的?RFID 產品，已廣泛應用于供應鏈管理、資產追蹤、智能交通、智能秤重、人員門禁、集裝箱管理，以及物品防偽等多種領域。針對TTi 的實際應用要求，選擇?UHF超高頻的無源電子標簽及其讀寫設備（符合?ISO18000-6B/C?標準），進行適應性匹配選型，以滿足應用于特殊環境（如： 強電磁場、潮濕環境等）中不同材質的實物上，保證信息的讀寫性能。

RFID?電子標簽的特點：

無源遠距離讀寫：最大可達?8?米（需要讀寫設備和標簽配合）；

防沖撞技術：與條形碼相比，無須直線對準掃描，非可視識別，讀寫速度快， 可多目標識別、運動中識別，每秒最多同時識別?200個；

使用壽命長（≥10年或讀寫?10萬次），無機械磨損、無機械故障，可在惡劣環境下使用。（工作溫度：-25?度~+70?度）；

柔性封裝，封裝多樣化：它的超薄和多種大小不一的外型，使他能封裝在紙張、塑膠制品（PVC、PET），防潮防污染，可應用于不同場合；

三、?RFID?實物管理系統所需設備

1、具有出入庫引導功能
? ? ?檔案管理人員能夠按照智能引導(架體自動打開，語音提示，燈光閃爍)找到所查找的檔案或檔案應放還的正確位置。

2、具有檔案盒的在位監測功能，使檔案管理人員能夠實時監控密集柜中的盒位狀態。

? ? ? 倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發光管，檔案盒對發射光線產生反射現象，接收管接收到反射光線后判斷出感應器處于遮擋狀態，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態即滿倉狀態。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態。

3、實現檔案盒的智能識別功能

??? 當有檔案盒被取出或放入盒位時，實時讀取檔案盒上的標簽信息，獲取此檔案盒的相關信息。

4、自動感應機制

? ? ? 倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發光管，檔案盒對發射光線產生反射現象，接收管接收到反射光線后判斷出感應器處于遮擋狀態，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態即滿倉狀態。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態。5、錯誤提示

? ? ? 檔案位置存取錯誤提示：為了最大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取錯誤，設有檔案存取錯誤提示功能。

RFID智能化檔案管理系統應用效益：

? ? ? 依靠智能檔案管理系統極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

? ? ? 借助智能檔案管理系統，通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

? ? ? 智能檔案管理系統的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現將RFID技術在檔案館中的應用價值發揮到了最大，實現了真正意義上的“數字化檔案館”。